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【開發者說】6組例子,發現“取人之長,補己之短”的新途徑

2016-12-15 産品經理 印特皮 印特軟件

軟件功能說明真心難寫。直接講,枯燥乏味,慢慢交代來龍去脈怕你熬不住。但年終将至,陸續盤點一下功能的變化還是必要的,我盡力變着花樣去寫,使這事不那麼無趣。

新三代第一版是206版,現在到了308版,2年間,共發布了102次。新增、優化、改進的地方超過500處。

被忽視的版本更新說明——印特每次的發布都會附帶【版本更新】說明文檔,每一條輕描淡寫的功能更新說明都标注了問題的提出者。若您常去分析這些說明,關注優秀企業提出的問題,您會得到很多的啟發和新的思路。


也就是說,借助印特的更新說明文檔,您是可以學習到業内優秀企業的最新管理方法,比很多場合都要快。可以說,這是一條“取人之長,補己之短”的新途徑,因此,您若不去解讀【版本更新】說明,絕對是您的損失。

本文,我挑一些新三代中更新的功能構成6組例子,嘗試帶你發現這些問題背後閃爍的管理思想和做法。由于我解讀的比較細,文本中就隐沒他們的名稱吧。咱們的重點是透過他們對功能的需求可以看到什麼。


如果這對您有所啟發,請轉發,讓更多的小夥伴們知道這樣一條新途徑。

第1組:職責細分,層級管控


職責細分,明确到人,事項有了責任人,落實程度、執行效果就會有保障。也許您還在為每天對不上賬而煩惱,看三個小例子就知道人家細緻到什麼程度了。

1.1、【西南某司】連鎖總部可以直接修改門店建立的單據(修改工單價格)


這能看出個啥?不就總部修改個單據嘛。老二代時,總部不可以直接處理門店業務,也沒什麼不妥,為什麼有人要加這樣一個功能?該公司門店價格管理比較嚴密。前台無權修改客戶價格,要麼走協議價,要麼辦卡走會員價,要麼就是标準價。隻有店長可修改工單報價。但有的時候,店長給的優惠價格也會低于總部授權的最低限價。


因此,店長建單後,向總部申請特批價格,由總部員工直接修改門店工單報價(總部員工可填寫低于最低限價的報價),協助門店完成一個訂單。其他的訂單,系統就幫着完成了嚴密的價格限定。


怎麼樣?清描淡寫的一句話背後,沒想到會有協議價、分組價、最低限價和總部特批價格等一大堆價格管控的事情吧。
總部替門店修改單據的功能應用,是可用來做分級控制。

1.2、【西南某司】總部應收賬款超期預警落後門店幾天報告可通過參數控制


記賬客戶可以被設置信譽賬期天數,他的每一筆記賬單在審核時都會填寫上預先配置好的信譽賬期(如50天)。凡是超過賬期沒有完成銷帳結算的記賬單,就會在應收賬款超期預警中報告出來。該公司此功能設置:總部比門店晚7天報告。這裡有什麼講究呢?


是這樣的。店長必須經常查看自己店的超期應收賬款提醒,及時收款銷帳。假如一個客戶的信譽賬期是50天,那麼,他的未銷帳記賬單會在第51天會報告給店長,店長若不及時在7天内與客戶完成銷帳,第58天這筆記賬單就會報告給總部的人員看到。


當總部看到的時候,說明店長工作執行有不利之處,店長應該是需要向總部說明原因的。總部延遲幾天看到預警,即減少總部監控業務的工作量,又能監督門店落實催收政策。前後差的幾天,很微妙,你體會體會。

1.3、【華南某司】結算單的審核、反審、删除、沖紅權限按結算方式分解


這個好理解。結算單的審核、反審核、删除、沖紅四個權限,組合6種結算方式,擴展成24個權限控制項。也就是現收、記賬等都有獨立的審核等權限。該公司為什麼要搞的這麼細碎呢?有必要嗎?


如果接待、印前、收銀都有參與工單的結算,就很必要的。有的公司印前接待進店客戶,要求先結算再做活。交現金的客戶可以由印前引導客戶前往收銀處結算。預存、儲值的客戶就沒有必要再經過收銀崗位。印前崗位可以直接建立扣款的結算單并審核完成結算,這就需要給印前單獨授權扣減預存、扣減儲值類結算單的審核權限。因此,細分權限就很有必要了。
結算單出了問題,可以删除,也可以沖紅,也可以視崗位做細緻分配。比如,現金的沖紅收銀自己處理就行,記賬的,還是交由店長或主管去執行。權限細緻劃分後,每個崗位的人被精準授權一部分業務,相互監督制約。


當然,要像這些優秀的連鎖企業這樣去細緻管控權限,前提得是你能夠管好價格。要是你那裡什麼都交給一個人操作,或者誰都可以改價格,沒有規範統一的價格體系,再細緻的權限管控都幫不了你。


第2組:業績考核,量化先行


開展業績考核的前提是考核的工作可以被量化,量化工作的過程中會有很多細節需要考量和決定。您有像他們這樣考慮過問題嗎?

2.1、【華南某司】經營子項中新增銷售積分


2.2、【華南某司】報表中心新增“銷售員工績效(按客戶)彙總表”


有一段時間,華南的這兩家公司先後提及銷售業績統計相關的功能,這說明什麼?至少說明他們已經配備了專職的銷售代表!您要是還認為:老闆搞定一切訂單,業務員不好管理。怕是該變一變的。


系統可以很自然的算出每一個業務員的訂單金額,為什麼他們提出要按照銷售積分來核算?同樣,經營子項給生産人員也配備了生産積分。為什麼不直接算金額,而是要增加積分的概念?


原因一:積分核算業績比金額核算業績更委婉。譬如,某員工一個月幹了5萬元的活,你給獎金500元,他心裡會算:老闆分給了他1%;換成積分,某員工一個月幹了1000分,你給500元,大約是50%。如果你是那個員工,哪種算法會令你會更開心?


原因二:積分核算業績可以屏蔽一些業務影響。公司給客戶的價格可能有折扣,有時候還會做促銷活動影響實際成交價格。比如,打印彩頁,标價3.0元/張,生産積分是0.3分/張。按積分算,員工做2張就是0.6分,不管你給客戶最終是什麼價格。按價格算,A客戶走标價3.0元/張,B客戶走協議價1.0元/張,員工得到4元業績金額而非6元。那麼,當活多的時候,員工是不是完全有理由去忽視價格較低的重要客戶,而優先服務那些普通的标價客戶呢?直接用金額考核業績有的時候會導緻本末倒置。


當然,到底選積分還是選金額做考核标準,沒這麼簡單,需根據企業的情況綜合運用。這個例子,我想說明,用積分算績效是很重要的,而有人提出要增加銷售積分,那就說明,有人已經在系統的考核銷售代表的業績,他們有專職銷售啦。

2.3、【華東某司】連鎖門店客戶的銷售負責人員可設置為總部員工


也是差不多的時間,華東地區某公司在銷售管理方面也提出問題。為什麼他提出門店客戶的銷售負責人要設置為總部的員工,而不是門店的員工呢?


連鎖企業中但凡要配備專職銷售的話,肯定優先劃歸在總部的銷售部門。總部銷售代表談來的訂單又必須在門店、生産中心(生産中心在印特體系中也被視為門店)進行生産,那麼日後又該如何統計某個總部銷售代表負責的客戶在各個店的消費情況呢?


因此,該公司提出的解決辦法很好。凡是總部銷售談來的客戶其銷售負責人員可以選定為總部員工。日後不管這個客戶在哪個店開單,在總部查詢彙總時,總是可以彙總到總部銷售代表的名下。


第3組:業務創新,不拘一格


如果您的業務有别于普通的做法,希望您可以反饋給我們。千萬不要客氣,也不要擔心我們不去修改,印特的軟件修改幾乎全是免費的。隻要您的需求對其他的企業有借鑒意義,我們都會盡量提高任務的優先級。有些需求遲遲沒有修改,是因為其普遍意義有待觀察。

3.1、【華北某司】客戶分組可配置最低消費金額


有的公司專注大客戶、老客戶訂單,但由于是公開經營,有人來複印個身份證、複印幾張材料,您也不好将人拒之門外。設置一個最低消費金額是個比較委婉的做法。比如,設置“普通客戶”分組最低消費10元。那麼,隻要是屬于該分組的客戶下單,制作金額不滿10元的,統統都要收10元。

3.2、【華南某司】工作單制作明細數量支持“檔位修正”計算


看字面完全理解不了,但是,提出該問題的公司是個名牌企業,他們的意見必定是有來頭的,值得您動手做個實驗,一探究竟。
以圖紙類産品為例。比如有個A0出圖的經營子項,單價10元。設置經營子項的檔位級數=4。意思是A0圖紙加長計價時,将1189mm的長邊分成4等份。若最終實際長度超出1189,超出部分又不足1189的1/4,則按整個A0加長了1/4計價。若最終實際長度超出1189,超出部分比一個1/4長,又不足2個1/4,那麼自動按照加長了2個1/4計算價格。依次類推。

如客戶做了1600mm,該公司員工隻需要在數量明細中輸入1.60即可。系統會自動計算,實際長度比1189多了411mm,相當于1189的35%,超過了1個1/4,不足2個1/4,則最後按2個1/4的價格收加長部分的錢。公式為:10元*(1+2*1/4) = 15元。


暈了哈。再簡單的說,如果沒有這家名牌企業貢獻的這個“換擋計算”的算法。為了給加長圖紙報價,要麼,您每次都需要手動計算,要麼,您就需要配置好多個加長圖紙的經營子項,再考慮到您要給很多客戶做協議價、分組價,放大以後那個數量,My God!而在這家公司,每種幅面隻要配置一個,系統完全自動化處理加長的報價。


第4組:政策落地,工具支持


新政策要落地執行,有的時候,必須得有順手的工具配合才好。華北某公司為了實現自己的一個政策,和我們在一個月内來回改了好幾個版本。對比這套新的做法,您的“準時交付”也許隻是說着玩玩,人家這個才是動真格的。

4.1、【華北某司】 工作單新增“完工時間”概念


4.2、【華北某司】 明确“工單晚點”概念,晚點算法可三選其一


4.3、【華北某司】 報表中心中新增“工單制作耗時彙總表”

該公司想要改進工單準時交付的水平,也給了客戶一定的準時承諾,但是之前的系統不能很好的做支持。

過去,工單沒有嚴謹的完工時間概念。(審核算完工?肯定不行,有的單子因為結賬問題會卡着不能及時審核。)另外,系統也沒有對向客戶承諾的交付時間進行嚴密管理(員工在工單沒審核之前都是可以修改委托時間的)。無法控制承諾的時間,也無法明确完工的時間,所以,該公司是無從真正進行“準時交付”的服務升級。


首先,确定完工時間的概念。配置幾個流程(如待配送、待自取),當工單首次進入這些流程時,就會被記錄【完工時間】,且任何人無權修改。


然後,工單交付時間修改權限,細分為“首次修改”和“後續修改”兩個權限。普通員工開單之後,無權修改交付時間,主管可以在工作單建立後進行首次修改,店長可以有後續修改的權限。為什麼有這樣一個複雜的考量呢?那是考慮到與客戶溝通後,活件内容發生了變化,還是要允許修訂一次雙方約定的交付時間。該公司要求員工盡量一次性完成約定,實在有改變,主管有一次修改機會,改完就應該如實履約。至于,生産主管如何調度、排期,那些事情我們就不展開了。


然後,如何判定晚點?如果工單的交付時間沒有改過,那就對比首次填寫的交付時間與完工時間判斷是否晚點。如果工單的交付時間修改過,不管改過幾次,隻以首次修改後的時間為準判斷是否晚點。這樣的話,整個流程都被“溝通>承諾>履約”這樣的機制強制推動。就算店長私下裡不斷修改交付時間延期交付也是徒勞的。當然,印特是非常靈活的,也許您不想像這家公司一樣核算晚點,我們給您準備了三套算法,三種任選其一。


最終,通過新增的工單制作耗時統計報表,可以精确的分析出來每一個員工,每一個班組,每一個工作單的生産耗時、是否晚點。利用晚點率考核團隊、主管和員工,勢必可以推動公司的準時交付水平進一步提升。


第5組:精細管控,精益求精


有些改進是“小到不能再小”的東西,小改進,背後有大不同。您瞧瞧這兩個小例子。

5.1、【華東某司】打印樣式的每一種打印方案可單獨指定默認打印機


打印樣式可以設置默認打印機,能夠提高操作效率和準确性,用過的人都喜歡。打印樣式支持多種打印方案,比如,結算單打印時,現金收款一個樣,簽單記賬一個樣,扣減預存一個樣,這也是讨巧的設計。


但這家公司為什麼要細到每種打印方式可以單獨指定默認打印機呢?


設想一下。你需要用小票打印機打印現金收款、掃碼收款、優惠抵扣類單據,這種單據給到客戶就行,也不是非得要求客戶簽字存檔。小票打印機速度快,成本低。


然後,對于記賬、扣減預存、扣減儲值、臨時欠款方式的結算單,您需要用針式打印機來打印,用複寫紙,給客戶簽字。
不同的打印方案,分别指定不同的默認打印機,是不是可以完美的解決這個問題?

5.2、【華北某司】協同辦公的溝通日志增加“有效溝通”勾選項


客戶資料有一個“最後溝通時間”的概念,印特的銷售與客服團隊和該公司一樣非常依賴這個“最後溝通時間”來查詢哪些客戶超過90天,超過120天沒有聯系過了,目的是為了規律性的做回訪溝通。


改進之前,隻要建立與客戶的溝通日志,系統就會自動更新客戶的最後溝通時間。但實踐中存在的問題是,如果客服打過去的電話客戶沒有接,或者由于忙等其他原因沒有做任何有意義的溝通對話呢?該怎麼辦呢?


建立溝通日志,會更新最後溝通時間,進而影響基于最後溝通時間的統計數據,而實際上這次溝通沒有任何效果。不建立溝通日志,又不符合公司的管理規定(客服和銷售是有溝通量的考核的)。

解決辦法,就是增加一個小小的“有效溝通”的勾選項。建立溝通日志時,非有效溝通的話,不做勾選,日志能建立起來,同時也不會更新最後溝通時間。既不破壞管理制度,又可以提醒我們記得與哪些客戶繼續溝通。


第6組:重視差距,迎頭趕上


版本說明中新增、修訂的很多功能您不使用,不代表它沒有意義,隻說明您在那一塊業務的管理上沒有設定預期。有人提出改進意見,說明他們在認真使用,值得您做些了解,也應用起來。

6.1、【華南某司】記賬憑證單據增加“複制”操作功能


說明他們在頻繁使用專業财務功能。如果您想用印特管理内帳,功能支持是可以的。雖然,我們不及專業财務管理軟件,在若幹問題上沒有采用專業财務管理軟件的處理手法,但是,在業務财務一體化的基礎上,再輔以記賬憑證全面管理内帳是可行的。會有一些要求:您的财務得有基礎的會計知識、您的财務得願意學習了解印特的業務财務一體化管理機制。

6.2、【華北某司】積分兌換禮品支持從庫存中自動扣減禮品數量


說明客戶積分以及積分兌換禮品是可以應用起來的。該公司不僅使用,而且,積分兌換工作開展的很好,可兌換的禮品玲琅滿目,客戶都是登錄他們家的雲端快印網站自己在線兌換的。兌換的多了,以至于都提出要借助庫存功能來管理兌換禮品的存量。

6.3、【東北某司】外協單增加“約定交貨”和“交貨是否準時”數據項


說明外協有人用,而且用的很認真。不隻用外協管理了委外的事務,還同步記錄、考察着供應商的交貨水準。長期堅持,是可以篩選得到高質量的供應商目錄。

6.4、【華東某司】抄表單的抄表數量支持“沖紅”操作


盡管抄表功能過去存在若幹問題,但該公司一直堅持在用,并積極反饋意見讓我們改進。新增的沖紅機制,可以解決過去一旦抄表數值填寫不對會造成抄表無法繼續進行的問題。沖紅可以對錯誤數據做修正,很好的建議。

6.5、【華東某司】連鎖總部批複了門店員工的日志、報告後系統将以消息方式提醒門店員工


說明協同辦公有人用,而且,是用在總部與門店之間的協同溝通。如果隻是簡單的消息溝通,事務的記錄、工作報告的彙報及批複,您大可不必折騰去再上一套OA系統。員工能說清楚事情,領導能說清楚指示,就好了。小公司的效率很重要。

6.6、【華南某司】生産(機房)和生産(印後)角色的專屬泳道界面的泳道數量從6個擴充到支持10個


說明機房、印後角色有人在用。泳道是新三代才有的新功能,借助泳道可讓生産崗位員工以完全不一樣的視角統籌安排工作。再配上觸摸屏的話,将會有更棒的工作體驗。

一篇公衆号文章顯然無法說太多例子,若幹功能舉例隻為給大家說明個思路。希望您可以經常關注印特的産品進展,做個有心之人,學人之長,快速發展。

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